Modenhetsmåling bidrar til mer jernbane for pengene hos Bane NOR

Hvordan skal samfunnet komme det grønne skiftet i møte, samtidig som behovet for et utvidet og opprustet transportsystem stadig øker?

Bane NORs visjon er at mer på skinner setter mindre spor – med god grunn. Jernbanenettet er effektivt, trenger mindre energi enn andre transportløsninger, og krever minst areal. Det å flytte mer av den transportmessige byrden over på jernbane vil derfor gjøre transportsektoren mer bærekraftig. En satsing på å bygge et moderne og fremtidsrettet jernbanenett i Norge er dermed en sentral del av en overgang til et grønt transportsystem.

Da må det også bygges mest (og best) for midlene Bane NOR har tilgjengelig, og organisasjonen må styrke sin evne til å lykkes med sine prosjekter ved å øke prosjektmodenheten innad i organisasjonen. Derfor har Metier siden 2018 bistått Bane NOR med å gjennomføre modenhetsmålinger i divisjon Utbygging – et arbeid som har gitt kjappe og gode resultater.

Hvordan går man fra fragmentert organisering til samlet bunnlinje?

Bane NOR SF så dagens lys 1. januar 2017. Da ble daværende Jernbaneverket omdannet til statsforetaket Bane NOR, som følge av jernbanereformen.

For å underbygge det overordnede målet om å få mer av transportsystemet på skinner, ble ansvaret for jernbaneinfrastruktur og -eiendommer samlet i Bane NOR fra samme tidspunkt. Utbyggingsdivisjonen ble opprettet som en av fire divisjoner i det nye foretaket. Tanken bak var å samle kunnskapen om jernbane og jernbaneutvikling under et tak, og på den måten legge til rette for at man kan dele erfaringer på tvers av prosjektorganisasjonene.

– Før sammenslåingen var alle prosjektenhetene i praksis som separate selskaper som sto på egne ben i de forskjellige prosjektene. Det var ikke systematisk deling av beste praksis på tvers av disse, forteller assisterende utbyggingsdirektør i Bane NOR, Birger Steffensen.

Det å samle flere så å si selvstendige organisasjoner under en organisatorisk paraply, er ikke enkelt. Foruten felles navn og mål er man nødt til å skape felles retningslinjer, kultur og praksis. Om Bane NOR skal sikre at de får ut verdiene på tvers av organisasjonen, må de evne å organisere seg riktig, sette riktige mål, og kunne orientere seg i egen fagorganisasjon. Derfor ble satt i gang et forbedringsinitiativ innad.

– Det hjelper ikke å lykkes med et forbedringstiltak på kun et sted i organisasjonen. Hvis du ikke ser at folk benytter seg av det som virker på tvers, blir suksesshistorien kun et engangsforetredende. Det var klart at vi trengte å bevisstgjøres vår egen prosjektmodenhet, finne suksessfaktorene og repetere disse i de andre prosjektene, fortsetter Birger.

Modenhetsmåling: sjekk hvor du er på kartet

Modenhetsmåling er en integrert del av forbedringsinitiativet hos Bane NOR, og regelmessige prosjektmodenhetsmålinger sikrer initiativets fremgang. På den måten sikrer Bane NOR at de hele tiden har et bevisst forhold til egen prosjektmodenhet, og får et godt grunnlag for å prioritere de tiltakene som bidrar til virksomhetsforbedring.

– Å forstå og forbedre organisasjonens kapasitet til å styre egne porteføljer, programmer og prosjekter mer effektivt, bør stå høyt på mange ledergruppers liste, sier fagansvarlig for modenhetsmåling i Metier, Thomas Haneborg.

En bevisstgjøring av egen modenhet bidrar til å identifisere områder som trenger forbedring for å nå de strategiske målene. Du får oversikt over styrker og svakheter og hva som skal til for å heve seg til neste nivå. Derfor anbefaler Metier alltid å gjennomføre modenhetsmålinger for å kontrollere om kartet stemmer med terrenget. Hvor er man, og er man virkelig på vei dit man tror?

P3M3 gir et klart blikk mot målet

Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3) er et rammeverk for modenhetsvurderinger av en organisasjons prosjekter, programmer og porteføljer. Mange virksomheter bruker P3M3 for videreutvikling av sin prosjektvirksomhet. Rammeverket ser på systemet i sin helhet, og ikke bare isolerte prosesser, for å måle hvor moden en organisasjon er. På den måten får man et objektivt overblikk over organisasjonens status og forbedringspotensial.

– Vi valgte å gå for P3M3 fordi det er et anerkjent rammeverk som gir gode resultater. Metier har vært en god støtte på veien, gitt gode og presise råd med tanke på hvor vi har trengt å øke innsatsen, og hvor vi er gode, sier Birger.

Ved å styre utviklingsarbeidet mot de kriteriene som legges til grunn for vurdering av P3M3-prosjektmodenhet, kan man målrette innsatsen og oppnå svært gode resultater på kort tid.

P3M3 bryter ned kompleksiteten i organisasjonen i syv ulike prosessområder hvor modenheten vurderes i henhold til fem nivåer – fra 1 bevissthet om prosess, til 5 optimalisert prosess.

Klar forbedring på kort tid

Siden Bane NOR startet med modenhetsmålingene i 2018, har organisasjonen gått fra en gjennomsnittsmåling på 2.1 til 2.8. som er en betydelig bedring.

Blant tiltakene som er gjort på bakgrunn av tidligere modenhetsmålinger, er implementering av nytt system for usikkerhetshåndtering, forbedret rammeverk med prosjektmodell, i tillegg til innføring av en ny prosjektportal som sikrer felles gjennomføring for de tekniske miljøene, samt et ressursbemanningssystem som muliggjør aggregering på organisasjonsnivå.

– På fire år har Bane NOR opplevd stor forbedring og klart å standardisere mye på tvers av prosjektene, forteller Birger videre.

Frem mot 2025 har organisasjonen som ambisjon å nå 3.7 i snitt. For å få til det, må Bane NOR ha et sett av sentraliserte prosesser og innøvde rutiner for prosjektgjennomføring.

– Vi ser at det er kulturbiten som er det viktigste nå – at metodene og praksisene våre blir en del av organisasjonens DNA. Fundamentet er klart, så nå gjelder det å få med seg hele organisasjonen fra bunn til topp.

Vil du høre mer om prosjektmodenhet og hva P3M3-rammeverket kan gjøre for din virksomhet? Finn ut mer her.