– Det som ikke tåler å dokumenteres, tåler sjelden en investeringsbeslutning. 

Magne Lilleland-Olsen er en av dem som har brukt store deler av karrieren på det som skjer før et prosjekt blir et prosjekt. 

I Metier er han blant annet ansvarlig for Verdistyrt prosjektutvikling, og er ekspert på tidligfase. Han er opptatt av det grunnleggende: tåler prosjektet virkeligheten? Er behovene tilstrekkelig dokumentert og etterprøvbare?

– Om du mangler hvilket grunnlag avgjørelsen ble tatt på og med hvilke forutsetninger går prosjektet ut skjevt fra start. Da vet du kanskje hva du skal løse, men ikke hvorfor det er riktig behov å løse i utgangspunktet. 

Verdistyrt prosjektutvikling handler om å styre prosjektet mot størst mulig verdi. Det innebærer å kutte det som ikke trengs, og styre det mot de løsningen som best understøtter det prosjektet ble iverksatt for å løse. 

– Målet med veilederen har hele tiden vært å hjelpe kundene våre med å få mest mulig verdi ut av tilgjengelig ressurser ved å gjøre ting riktig fra start. Vår erfaring er at du da også både får raskere gjennomføringstid og økt forutsigbarhet for alle parter. 

Er du også interessert i å løse komplekse problemstillinger med innsikt og analyse? Metier opplever økende etterspørsel etter rådgivere med kompetanse innen tidligfaseutredninger, samfunnsøkonomiske analyser, usikkerhetsanalyser eller evalueringer av investeringsprosjekter. Les mer om mulighetene i Metier Management Consulting her. 

Omfang og kvalitet blandes 

Å optimalisere et prosjekt kan forbindes med nedskalering og kutt. Magne er mer opptatt av å skille mellom to helt forskjellige ting: å kutte kvalitet, og å kutte omfang som aldri skulle vært med i utgangspunktet. 

– Det er ikke så vanskelig å spare penger på å bare gjøre alt litt dårligere. Det er ikke vi interessert i. En god tidligfase innebærer å ta bort det som ikke gir verdi, gjerne da omfang som ikke er bestilt, ikke trengs, eller er basert på en antakelse eller synsing, sier Magne. 

– Det som ikke tåler å dokumenteres, tåler sjelden fokuset i en investeringsbeslutning. 

Magnes erfaring med tidligfase er også at det er her prosjekter lider av omfangsvekst, hvor flere og flere formål og hensyn legges til langt utover det som var de utløsende behovene for prosjektet. 

En måte å håndtere den omfangsveksten på er ved bedre bruk av data. 

– I bransjen vår er det nok et forbedringsområde å bruke data bedre. Både i enkeltprosjekter og for å kunne sammenligne med et godt referansegrunnlag. Det kommer vi i Metier til å satse mer på fremover. 

For eksempel er det store variasjoner i administrative påslag og styringskostnader mellom prosjekter som ser ganske like ut. 

– Når noen klarer seg med 15 prosent, mens andre trenger 25 prosent er det på sin plass å spørre hvorfor det er sånn. Er vi så mye tregere, eller har vi akseptert et nivå uten å teste det skikkelig? 

Et fagmiljø du lærer raskt i 

Magne tar også med seg andre ressurser inn i arbeidet med analyser, vurderinger og utredninger i tidligfase. 

En av dem er Torjus Midtgarden, som kom til Metier med et ønske om å jobbe med selskaper som utvikler noe nytt, enten innenfor industriprosjekter eller bygg. 

– Torjus, hvilke utfordringer motiverer deg?

– Vi er opptatt av å dele erfaringer og har mange å spille på. Du får ansvar tidlig, men lærer av de som har vært gjennom de samme prosessene tidligere så du slipper å gjøre alle de samme feilene. 

– Mye av det jeg har blitt bedre på handler om tidligfase som helhet. Det innebærer å forstå bedre hva som ligger i et kostnadsbilde, hvordan du skal utfordre forutsetninger og hvordan ulike strategier henger sammen med risiko. Ikke minst så mener jeg vi er gode på å stille spørsmål ved det som er vedtatt som sannheter i prosjektet. Først da begynner vi å få fremgang. 

Når prosjektet blir for stort 

– Når prosjektet har vokst seg så stort at kostnadsbildet ikke henger sammen med rammen er gjerne da vi blir ringt. Da må vi starte med å få på plass et nytt virkelighetsbilde. Hva er status i dag? Hva er det som driver kostandene opp? Hva skaper verdi og hva er det som ikke gjør det? Sier Magne. 

Torjus har også vært med på disse prosjektene, og faglig er det veldig motiverende for ham.  

– I slike prosjekter blir verdi veldig raskt veldig konkret. Du er nødt til å være presis på hva som skal oppnås, og hva det vil koste for å få de beste alternativene frem i lyset. 

Samfunnsøkonomiske gevinster 

Magne er like opptatt av å treffe på samfunnsoppdraget som budsjettet. Det innebærer at investeringene han går god for faktisk lar seg drifte, bemanne og forvalte også over tid. 

– Vi bygger mye i Norge nå. Da må vi også tåle å stille de helt grunnleggende, men samtidig vanskelig spørsmålene før vi setter i gang: Hva er det vi egentlig prøver å få til? Hva koster det i både investering og drift? Og var det noen reelle alternativer vi ikke vurderte? sier Magne. 

Torjus opplever at det er kombinasjonen av prosjektkompleksiteten og samfunnsnytten som gjør tidligfasearbeidet både krevende og interessant. 

– I tidligfase setter du premissene for alt som kommer etterpå. Dimensjonering, standardvalg, kontraktstrategi, usikkerhet og kostnadsramme henger sammen, og små justeringer kan gi store utslag. Det er krevende, men det er også det som gjør det så spennende å jobbe med. 

Kjenner du deg igjen? 

Metier ser etter flere som trives best når problemet er komplekst og premissene må ryddes i. Folk som liker å finne det som faktisk driver kostnader, risiko og verdi, og som evner å gjøre det forståelig for beslutningstakere. 

Dette treffer særlig deg som 

• liker å jobbe tett på prosjekter i tidlige faser hvor kursen fortsatt kan justeres 

• trives med estimering, tidligfaseprosesser og å gi anbefalinger 

• har nok gjennomføringsforståelse til å se hva som kommer til å bli krevende senere 

• liker å jobbe i team, men vil ha ansvar og faglig rom å vokse i 

– Det fine her at du i får ansvar tidlig, men har folk rundt deg som har stått i de samme avveiingene før. Det gjør læringskurven bratt på den riktige måten, sier Torjus.