Helse Sør-Øst RHF (HSØ) utvider nå Rikshospitalet på Gaustad, samtidig som det eksisterende sykehuset holdes i drift. Nye Rikshospitalet skal tas i bruk i 2031, der regionale og nasjonale funksjoner skal samles, samtidig som det skal gi lokalsykehustilbud til om lag 200 000 innbyggere.

Det gjør det til et prosjekt av både svært høy kompleksitet og stor samfunnsmessig verdi. Da må milliardene vi investerer gi mest mulig verdi for å nå de ambisiøse målene.

En måte dette gjøres på ved Nye Rikshospitalet er gjennom å endre måten data innhentes, organiseres, og visualiseres.

Prosjekteier satser på business intelligence og har utviklet en dataplattform for styring og rapportering som gir bedre oversikt og beslutningsstøtte i sanntid ved å trekke ut riktig informasjon fra store datasett. Jo større prosjektet er, desto større og mer komplekse datasett må sorteres. Løsningen bidrar til økt effektivitet, høyere datakvalitet og bedre skalerbarhet.

– Vi vet at sykehusprosjekter er blant de mest komplekse byggeprosjektene som finnes. Med størrelsen vokser også risikoen eksponentielt. Derfor ønsket styret vårt at vi skulle bli bedre på å forstå og håndtere den risikoen, sier Anders Fjeld, porteføljesjef i HSØ.

Nye Rikshospitalet er et av to parallelle store sykehusprosjekter i Oslo, sammen med Nye Aker. Samlet skal de styrke sykehustilbudet for regionen, øke behandlingskapasiteten i takt med befolkningsveksten, gi bedre behandlingstilbud og erstatte bygg på Ullevål sykehus.

– Dette er en nødvendig fornyelse. Vi må samle tilbud, bygge mer effektive lokaler og skape et bedre miljø for ansatte og pasienter, sier David Halvorsen, porteføljedirektør i HSØ.

Et viktig demonstrasjonsprosjekt 

Helse Sør-Øst involverte tidlig Nye Rikshospitalet i programmet Bedre Megaprosjekter som et demonstrasjonsprosjekt. 

Bedre Megaprosjekter ledes av Prosjekt Norge og har som formål å skape en bærekraftig samfunnsutvikling gjennom at vi lykkes med de mest komplekse prosjektene våre. Programmet skal få til dette gjennom forskning, demonstrasjonsprosjekter og erfaringsdeling i bransjen. 

Hovedfokuset i demonstrasjonsprosjektet er å ta i bruk digitale verktøy og sanntidsdata for å gjøre styring og ledelse av store prosjekter mer datadrevet og treffsikker. 

– Vi kom raskt i gang med konkrete forbedringer fra Bedre Megaprosjekter. For oss var det viktig å få kontroll på den omfattende dokumentasjonen og rapporteringen, slik at det bygges et bedre beslutningsunderlag, sier Fjeld.  

Kunnskapsdeling er en sentral del av Bedre Megaprosjekter, noe som har gjort at HSØ også kan lære av hva andre har fått til i sine prosjekter. 

– Vi ønsket å hente erfaringer fra blant annet Aker BP, Bane NOR, Statsbygg, Statnett og Equinor, som også er partnere i programmet. Dette er organisasjoner som har kommet langt på digital oppfølging av prosjekter. 

Bygger grunnmuren for bedre styring

Gjennom demonstrasjonsprosjektet har HSØ, Sykehusbygg og Metier utviklet en ny digital plattform for prosjektstyring. Den er bygget på Microsoft Fabric som samler datalagring, analyse og rapportering i én løsning for å gjøre databehandling enklere og mer effektiv.

Plattformen henter automatisk data fra Sykehusbyggs prosjektverktøy Omega 365 (økonomi og kontrakter), Safran (fremdrift) og HMSREG (bemanning), og samler alt i et felles datavarehus.

Tidligere hadde prosjektet en prototype med lokal teknisk løsning som ønskes erstattet.

Med den nye løsningen på plass vil man, etter hvert som den tas i bruk i flere prosjekter, kunne høste gevinster på både program og porteføljenivå i form av økt ressurseffektivitet, høyere datakvalitet og bedre beslutningsstøtte.

– Den nye plattformen gir både bedre datakvalitet og mer tid til faktisk analyse, sier Lars Stenberg Berg, Business Director i Metier og oppdragsleder for Bedre Megaprosjekter i dette demonstrasjonsprosjektet.

– Dette er heller ikke en IT-løsning vi leverer, men et samarbeid for å bygge en felles metodikk, struktur og eierskap til data. Den tekniske løsningen eies allerede av HSØ og Sykehusbygg, og vår rolle er å bidra til at de får mest mulig verdi ut av tilgjengelige data.

– HSØ har valgt å bygge kompetanse i egen organisasjon, og lære av den kunnskapen vi sitter på i Bedre Megaprosjekter. Dette synes vi er veldig positivt.

Kontroll på data gir kontroll på tid, kostnad og kvalitet

I første fase av prosjektet er det utviklet fire rapporter som dekker kjerneområdene for prosjektstyring: økonomi, fremdrift, kontrakter og bemanning. Hver rapport kobles direkte til datakilder, og gir både program- og prosjektledelsen og eierorganisasjonen sanntidsoversikt over status og trender.

– Kontraktsmodulen har blitt spesielt populær her internt. Den gir ledelsen rask oversikt over status på enkeltkontrakter, og gjør det enklere å fange opp avvik tidlig, sier Fjeld.

– Det er et ledelsesverktøy for prosjekt- og prosjekteierstyring. Vi bruker Omega 365 som før, men med bedre datagrunnlag og mer presis rapportering.

David Halvorsen ser stor verdi i å ha vært en del av Bedre Megaprosjekter, og beskriver det som en spennende endringsreise.

– Vi hadde allerede laget et internt dashboard for disse forholdene, men Metier hjalp oss med å strukturere dataene og bygge det på en måte som kan skaleres. Nå har vi en grunnmur som både gir oss bedre oversikt i prosjektet og kan videreføres i porteføljestyringen, sier Halvorsen.

Et viktig mål i Bedre Megaprosjekter er å frigjøre tid fra manuell rapportering til mer verdiskapende arbeid gjennom effektiv automatisering og digitalisering.

– Månedsrapportene viser status der og da. Men når vi kan se trender over tid, får vi et helt annet beslutningsgrunnlag. Det gir oss mulighet til å handle før et problem vokser seg for stort. Det kan vi spare mye på, sier Fjeld.