Systemet som har vært i bruk siden rundt årtusenskiftet i alle norske apoteker heter FarmaPro. For Sykehusapotekene HF (SAHF) ble utfasingen av FarmaPro begynnelsen på prosjektet «Klara», et stort og komplisert digitaliseringsprosjekt hvor tre nye systemer skulle settes i drift. 

– Det er omtrent ingen andre bransjer hvor du lærer bransjens datasystem som en del av utdanningen. Når du bytter ut noe sånt blir det en komplisert overgang, sier Sonia Bhutta, Digitaliserings- og innovasjonsdirektør i Sykehusapotekene HF og prosjekteier for Klara. 

Hvorfor måtte FarmaPro byttes ut? 

I 2016 bestemte Apotekforeningen at FarmaPro skulle fases ut. Det betydde at alle apotek i Norge måtte finne nye løsninger. 

– FarmaPro var bygget på en utdatert teknisk plattform og hadde nådd slutten på livsløpet sitt. Det var vanskelig å møte nye krav til blant annet personvern og samhandling, sier Sonia 

Kristine Østby Johansen fra Metier ble hentet inn som prosjektleder i 2018 for å lede mottaket av det nye ERP-systemet, og fikk med tiden større ansvar og nye oppgaver. 

– Det skjer mye i prosjektet, og over tid har jeg ledet både innføringen av ERP-systemet Oracle og Orion som brukes for resepthåndtering.. Utover i løpet har jeg også blant annet ledet delprosjektet som har stått for testing, brukerveiledninger og opplæring, og etablert forvaltning for de nye systemene, sier Kristine. 

Slik fungerer de nye systemene til sykehusapotekene 

Prosjektet Klara har tatt imot tre nye løsninger for SAHF: 

• Eik: Et felles, nasjonalt system for alle apotek i Norge. Det brukes for å hente inn og sende resepter, lagre pasientinformasjon, sørge for riktig refusjon og sende rapporter til myndighetene. 

• Orion: Programmet de ansatte i Sykehusapotekene bruker i møte med kunder i apotekutsalgene. Det brukes til å finne resepter, hjelpe kundene med å hente ut medisiner og registrere det som skjer i apoteket. Orion bruker Eik i bakgrunnen for å hente og sende informasjon. 

• Oracle: Et ERP-system for å håndtere økonomi, innkjøp, lager og andre støttefunksjoner i apotekdriften. Det fungerer som en grunnmur i løsningen, og inneholder blant annet alle masterdata for Orion. 

Tidligere var alle disse funksjonene samlet i FarmaPro. I dag er det kun Eik som er felles nasjonalt. 

– Med FarmaPro fikk du alt i ett. Det var en bransjestandard og basisdriften for alle apotekene. Nå må apotekkjedene bygge resten selv rundt Eik. Det har åpnet for nye leverandører, også fra andre europeiske markeder, sier Sonia. 

Når apotekene selv kan velge leverandører åpner det for økt fleksibilitet som ikke var mulig tidligere. 

Les også: Møt noen av våre kolleger som er med på å digitalisere helsetilbudet

En bred omstilling for folk og systemer  

Overgangen fra FarmaPro har ikke bare vært en teknologisk endring, men også ført til store endringer i arbeidshverdagen for mange ansatte. 

– Å gå fra et system du kanskje har brukt så lenge som 25 år, hvor du kan alle hurtigtastene, til noe helt ukjent er en stor overgang, sier Sonia. 

Tidlig i prosessen ble HR og andre som er gode på endringsledelse koblet på i prosjektet. 

– Det viktigste grepet vi har tatt har vært å forberede folk på at dette er en endring med mange ringvirkninger. Det har vært en stor reise for mange, hvor det ikke bare handler om å lære et nytt system, men å forstå en ny måte å jobbe på, sier Kristine.

Stor prosjektkompleksitet  

I tillegg til de tre nye systemene, har Klara-prosjektet vært avhengig av andre pågående prosjekter: 

• Overgang til en regional plattform i Helse Sør-Øst 

• Overføring av IKT-driften til Sykehuspartner

• Innføring av Microsoft 365

• Utrulling av ny maskinvare i apotekene

– Det har vært et transisjonsprosjekt i alle ledd, sier Sonia.

– Under overgangen møtte vi fysisk opp i apotekene for å bistå med alt fra plattformbytte og nye skjermer til datamigrering, opplæring og brukerstøtte.

Kristine legger til at det å koordinere så mange prosjekter samtidig har vært krevende:

– Du må justere prosjektet underveis. Det nytter ikke å holde fast i et oppsett fra 2018 når ting rundt endrer seg.

En viktig føring var at FarmaPro skulle skrus av i mai 2025. Det la press på prosjektet med en hard tidsfrist.

– Vi lanserte med noen kjente feil, men ingenting som gikk ut over pasientsikkerheten. Det viktigste var å komme i gang før FarmaPro ble faset ut, sier Sonia.

SAHF valgte en gradvis tilnærming til utrullingen.

– Vi kunne ikke gjøre et «big bang», men tok ett og ett apotek. Et viktig grep var å ha folk fra prosjektet fysisk til stede når overgangen skjedde. I tillegg bygget vi opp kompetanse internt med superbrukere og brukerstøtte tidlig, sier Kristine. 

Tett samarbeid og prosjektlojalitet over tid 

En av suksessfaktorene i prosjektet har vært tett samspill mellom prosjekteier og prosjektleder. 

– Vi har hatt en veldig aktiv og tilstedeværende eier i Sonia. Det er ikke noen selvfølge, og gjør det lettere å justere underveis og finne gode løsninger sammen, sier Kristine. 

– Kristine har hatt et stort ansvar og jobbet langt utover det som sto i stillingsbeskrivelsen. Hun har vært med helt siden 2018 og vært villig til å ta nye roller etter hvert som behovene endret seg, sier Sonia. 

Prosjektet ble også bemannet med mange interne ressurser. Flere av dem har nå fått fast jobb i forvaltningen av de nye systemene etter endt prosjektperiode. 

– De som kan virksomheten, vet hvilke krav systemet må støtte. Samtidig har vi hatt innleide eksperter på blant annet Oracle, som da har måttet lære seg vår virksomhet. Det er i samspillet mellom systemkompetanse og forståelse for apotekdriften at vi får de gode løsningene, sier Kristine.  

– I dag er det de som har vært med på prosjektet, som svarer på supporthenvendelser som kommer fra apotekene. Det gir en stor trygghet.

Les også: Metier og Digdir mot en felles digital lommebok for Europa

Felles system gir bedre samhandling 

Det nye systemlandskapet har gitt konkrete forbedringer i elektronisk samhandling og legemiddelforsyning. 

– Før var reseptdata knyttet til det enkelte apotek. Nå kan man hente informasjon på tvers. Har du hentet medisiner på Rikshospitalet, så kan Ullevål se hva du har fått tidligere. Det gir en bedre helhet, sier Sonia. 

Prosjektet har også knyttet SAHF tettere til Helse Sør-Øst gjennom en regional plattform og infrastruktur. 

– Dette gir et bedre utgangspunkt for videre utvikling og for å hente ut gevinster over tid. Vi har nå en moderne og robust plattform for fremtidens legemiddelforsyning, sier Kristine. 

Et prosjekt med varige effekter 

Klara har vært omfattende og komplisert, både på det tekniske og for organisasjonen som helhet. Samtidig er det et helt nødvendig og viktig løft for fremtidens legemiddelforsyning.  

– Noe av det viktigste vi har lært, er hvor avgjørende det er å involvere mennesker tidlig og skape godt samspill mellom fag, teknologi og virksomhet. Her har samarbeidet med Metier vært veldig verdifullt, sier Sonia. 

Med et team som har forstått både kompleksiteten i systemene og behovene i organisasjonen, har prosjektet lykkes med å levere på tid, sikre god drift, få med de ansatte på laget og samtidig legge grunnlaget for videre gevinstrealisering.